Система управления проектной работой студентов как драйвер развития цифровой экосистемы университета (OSEDUCONF-2022)

Ссылки сюда (1) →

Короткая ссылка: 20220519I

Докладчик

• 
  Владимир Башун
• 
  Антон Сергеев

В связи с массовым внедрением проектной модели обучения в Московском институте электроники и математики им. А. Н. Тихонова НИУ ВШЭ появилась необходимость разработки системы проектного управления, позволяющей автоматизировать основные операции контроля и менеджмента работы студенческих команд: вести онлайн-мониторинг активности, интенсивности разработки, движения кадрового состава при записи и отчислении с проектов, оценивать эффективность руководителей и т.п.

Цель системы — сделать процесс проектной работы максимально прозрачным для всех сторон и получить набор показателей для объ- ективной оценки успешности проектов. В работе представлена архитектура, ключевые технические особенности, механизмы встраивания в цифровую инфраструктуру Университета.

Отдельное внимание уделено вопросам интеграции Системы с другими цифровыми сервисами проектной экосистемы МИЭМ и НИУ ВШЭ: трекерами, Gitlab, облачными хранилищами, системами ВКС и т.п.

Рассмотрен вопрос работы с корпоративной SSO, позволяющей осуществлять бесшовные переходы между внешними и локальными (wekan, taiga, ВКС и др.) сервисами.

Презентация

300px

Thesis

Работа в формате реализации проекта под задачи государственных и бизнес-структур является, пожалуй, самым результативным и эффективным методом организации подготовки кадров в высшей школе. Актуальные задачи от предприятий реального сектора экономики, междисциплинарность, навыки командной работы и, главное, конкретные и востребованные результаты такой работы — всё это делает проектную модель обучения востребованной для студентов, бизнеса и образовательных организаций.

Студенты, сталкиваясь с реальными задачами и жёсткими требованиями проектной работы, могут на практике применить багаж знаний и навыков, приобретённый во время обучения, опробовать свои силы на «боевых» задачах. Компании могут проверить силами студенческих команд самые смелые гипотезы (proof-of-concept), провести анализ перспективных направлений, получить действующий прототип новых систем и, главное, сплочённую и проверенную в деле команду молодых специалистов. Вуз получает прямые связи с индустрией, поток актуальных задач, рост уровня подготовки студентов и квалификации преподавателей.

Выпускники, имеющие реальный опыт решения практических задач в конкретной предметной области, обладают для работодателя неоспоримыми преимуществами: наличие необходимых знаний и навыков, быстрое погружение в трудовую деятельность, сокращённый период интеграции в существующие процессы и др.

Московский институт электроники и математики (МИЭМ) им. А. Н. Тихонова НИУ ВШЭ с 2018 года перешёл на проектную модель обучения: 100% студентов, начиная со 2 курса, проходят через дисциплину «Проект», связанную с реализацией задач индустриальных партнёров Университета. Обучение построено так, чтобы проект стал центром траектории обучения студента, вокруг которого строится основная образовательная программа. Это помогает сформировать профессиональные навыки, как «жесткие» (hard skills), так и «мягкие» (soft skills), и лучше подготовить студентов к работе в бизнес-среде.

Постановка задачи: система управления проектной работой студентов

Безусловно, масштабное внедрение проектной модели обучения в вузе связано со значительными трудностями и, в первую очередь, управленческими. «Как учитывать эффективность и результаты проектов?», «Как контролировать ход работ сотен проектов, в которые вовлечены тысячи студентов?», «Учебный план и проект — как свести их вместе?», «Как передавать результаты проектной работы от выпускников к новой студенческой команде?».

В связи с этим возникла необходимость создать единую экосистему проектной работы, которая позволила бы гибко вести все рабочие процессы, связанные проектно учебной деятельностью: от записи в проекты (через систему вакансий), отслеживания прогресса работы, прохождения контрольных точек и учёта реальных трудозатрат.

Проект принципиально отличается от курсовой работы или ВКР тем, что это прежде всего командная работа, нацеленная на достижение чёткого результата, обозначенного в техническом задании. Как несомненный бонус, участие в проектах должно приучать студентов к лучшим индустриальным практикам работы, включая такие практики как совместная работа над исходным кодом, учёт и трекинг задач в корпоративной среде, умение ставить задачи и контролировать их выполнение, соблюдение сроков разработки, гибкие (agile) технологии проектного управления, использование Scrum/Agile/Kanban и т.п. Система так же должна:

• предоставить аналитические и статистические данные;
• поддерживать интеграцию с внешними сервисами;
• быть модульной и расширяемой;
• сделать все процессы работы над проектом прозрачными и открытыми.

С точки зрения вуза, важным является необходимость контролировать не только студентов, но и руководителей проектов (категории сотрудников ППС или АУП). И, конечно, важным является стоимостной фактов: бюджет решения, традиционно, сильно ограничен.

Экосистема проектной работы

Необходимо выстроить единую экосистему, которая позволит решить указанные задачи. При этом для технического вуза, большая часть проектов составляют программные и программно-аппаратные, что и обуславливает выбор элементов системы.

Ключевые элементы этой системы:

1. Система управления репозиториями программного кода.
2. Инструмент поддержки жизненного цикла DevOps.
3. Система учёта затраченного времени (трекинг задач).
4. Средства для организации видеоконференций — для обеспечения коммуникации в режиме удалённой работы.
5. Средства корпоративной коммуникации (email, корпоративный мессенджер).
6. Единая система авторизации и управления доступом.
7. Система накопления документации на базе wiki.
8. Система «цифрового следа», накапливающая информацию по работе в проектах из всех возможных источников.
9. Единая точка входа во все сервисы (кабинет проектной работы).

Для любого вуза вопрос бюджета на разработку стоит остро, поэтому при построении единой цифровой экосистемы, преимущество отдаётся выбору свободно распространяемого программного обеспечения.

Архитектура системы представлена на рис:

Архитектура системы

В качестве элементов системы, где это было возможно, использовались готовые решения с открытым исходным кодам. При этом отдавалось предпочтение on-premise решениям, которые могут быть развёрнуты на серверах организации. Использование облачных или внешних сервисов практиковалось, но имело ряд недостатков. К примеру, организация столкнулась со следующими проблемами:

• В качестве системы учёта затраченного времени и трекинга задач изначально использовался бесплатный сервис Trello. Однако, постоянные изменения API и политики использования, которые в итоге сделали невозможным его использование на бесплатной основе, привели к необходимости поиска аналогов.
• Для сервиса видеоконференций в НИУ ВШЭ были закуплены лицензии Zoom, однако в связи с ужесточением санкционного режима компания отказалась продлевать лицензию. К счастью, в МИЭМ к этому моменту уже было разработано альтернативное решение.

Используемые решения и технологии

В качестве продуктов сопровождения проектной деятельности, были выбраны следующие:

• Для системы управления репозиториями программного кода и инструмент поддержки жизненного цикла DevOps — self-managed версия системы Gitlab.
• Для системы управления проектом и учёта затраченного времени (трекинг задач) — предоставлены альтернативы:
  • Простой Kanban — сервис wekan
  • Agile/Scrum/Kanban с расширенным функционалом — сервис taiga
  • Средства для организации видеоконференций — был в качестве основы взят self-hosted сервис jitsi. Сервис был доработан для удобства использования, встраивания и сбора статистики ([1]).
  • Средства корпоративной коммуникации — используется корпоративный мессенджер zulip.
  • Единая система авторизации и управления доступом — развёрнут SSO сервер keycloak.
  • Система накопления документации на базе Wiki JS
  • Система «цифрового следа» — реализовано собственное решение для системы хранения BigData.
  • Единая точка входа во все сервисы (кабинет проектной работы) — реализовано собственное решение, которое объединяет все указанные выше сервисы и реализует логику проектного обучения (регистрация проектов, запись на проект и т.п.).

Разработанная платформа внедрена в МИЭМ НИУ ВШЭ и успешно эксплуатируется более 2х лет.

В целом, успешная разработка и внедрение Системы управления проектами (позволяет 2-м менеджерам проектного офиса МИЭМ НИУ ВШЭ управлять до 500 проектов в год, в которые вовлечены до 2000 студентов, 200 руководителей проектов и 40 организаций-заказчиков, среди которых Huawei, ГК АстраЛинукс, ГК Инфовотч, ISS, Webinar, ES Leasing, Тинькофф, институты РАН и др.